자재의 개념과 발주, 입고, 출고

자재관리의 개념

자재란 제품제작에 사용되는 재료들을 총칭하여 의미한다. 겉감으로 사용되는 소재를 원자재라고 하고, 안감 혹은 장식을 포함한 모든 부속자재들을 통칭하여 부자재라고 한다. 원부자재들은 지금도 수없이 많은 종류들이 사용되고 있으나, 소비문화의 창달과 발달된 과학기술에 힘입어 첨단의 가공기법으로 만들어진 신 소재들이 지속적으로 개발되고 있으며, 그 끝 또한 무한하다 할 수 있다.

이러한 원부자재들은 제품의 전체를 구성하면서 동시에 상품의 가치를 가늠하게 하는 일차적 근거가 되는 대단히 중요한 의미를 가지는 생산적 요소로, 이를 관리하는 업무 역시 중요할 수밖에 없다. 따라서, 자재의 관리는 제품제작에 소요되는 전반의 원부자재들에 관하여 정확한 수요의 예측과 원활한 수급을 꾀하고, 철저한 검수 및 검사를 통해 제조활동 역시 원활하게 할 수 있다. 또한 보다 저렴하고 질 좋은 소재들을 확보할 수 있을 뿐만 아니라 악성재고의 유발을 억제하는 등의 원가절감을 실행할 수 있기 때문에 적극적인 관리자세가 절대 요구되는 업무영역이다.

 

자재는 무조건 비싸거나 저렴한 것을 사용하는 것이 반드시 좋은 것이라 볼 수는 없다. 제품의 격에 맞는 이상적 품질기준을 설정하고, 가능한 원가를 절감할 수 있는 방법을 모색하여 신속하고 정확히 집행하는 일이 중요하다. 한번 집행하면 사후 개선의 여지가 쉽지 않으므로 심사 숙고하는 업무습성으로 품질과 공급에 관한 지속적인 관리를 수반하는 일이 중요하다고 볼 수 있다. 또한 원부자재는 생산활동에 따른 lead time에 직접적인 영향을 주는 생산요소이므로, 입고된 자재는 검수 및 검사를 철저하게 하고, 생산현장에 출고를 할 때에는 규정을 근거하여 정확한 집행으로 생산활동에 일체의 지장을 주지 않도록 하는 일이 중요하다.

 

자재의 '발주관리'

특정자재를 해당업체에 생산을 의뢰하는 시점에서 입고가 완료되는 시점까지의 업무과정을 말한다. 즉, 시작점이기도 하면서 중추가 되는 가장 핵심적 업무의 영역이다. 이러한 자재발주에 관한 업무집행이 늦어지면 납기일에 쫓기게 되어 해당원부자재는 물론, 생산품의 품질저하로 이어지게 되며, 불필요한 손실과 생산둔화를 유발하여 전반적인 생산의 lead time이 길어지는 심각한 사태를 초래하게 된다. 따라서 발주업무를 수행할 시에는 order가 들어오는 즉시 개념미팅을 실시하여서 이에 관한 업무를 올바르게 집행할 수 있는 방법과 방향을 설정하고, 필요한 해당소요량을 정확히 집계하여, 가장 확실하고 올바르게 수행할 수 있는 업체를 선정한 후에 발주를 집행해야 한다. 또한 자재는 발주자체로 끝나는 업무형태가 되어서는 안 된다. 유선상으로나 필요할 때에는 직접 현장에 방문하여 품질과 납기, 발주량 충족에 관한 관리가 지속적으로 이루어질 수 있는 적극적인 관리가 수반되어야 한다.

 

자재의 '입고관리'

발주한 업체에서 자재가 입고된 시점부터 생산에 투입하기 전까지의 업무수행 과정을 말한다. 자재가 입고가 되면 우선 발주한 내용을 근거하여 상응하는 정확한 수량이 입고되었는지를 계수하여 입고명세서에 상호날인을 한다. 입고된 자재를 대상으로 필요한 검수를 철저히 해야 한다. 입고된 자재는 발주조건에 부합되지 못하는 여러 가지 문제가 있을 수 있으나 이를 간과하고 사용할 때까지 방치할 경우, 문제가 있는 부분들에 관한 수습이나 보정시기를 놓치게 되어 생산수행에 차질을 빚는 등의 심각한 문제를 유발하게 되므로 자재가 입고되는 즉시에 규격, 수량, 품질 등에 문제는 없는지 검사를 하는 것이 중요하다. 그 후에 필요에 따라 기기나 시험기관을 통한 사용적격성 검사를 실시하여, 결과에 따른 필요한 조치를 하고, 출고 시까지 품질에 문제를 유발하지 않도록 안전한 장소에 보관한다.

 

자재의 '출고관리'

자재가 입고된 시점부터 사용부서에 출고하기 직전까지의 사용에 관한 최종집행을 하는 대단히 중요한 의미를 지니는 업무수행과정이다. 실제로 생산과정에서는 자재의 출고가 잘못집행되어 수습이 불가능한 상황에 직면하는 경우가 비일비재하며, 이러한 어이없는 문제들의 대부분은 출고집행에 관한 운용체계가 제대로 확립되지 않아 올바른 기능을 하지 못한데에서 기인한다. 따라서 자재를 생산현장에 출고할 때에는 담당자 한 사람의 결정으로 집행되어서는 안 되며, 사전에 해당자재카드와 출고의뢰서를 정확하게 작성하고, 유관부서 또는 상급자가 이에 관한 사용명세를 면밀하게 점검한 다음에 출고가 이루어질 수 있는 복수의 확인운용체계가 확립되어야 올바르게 가능될 수 있다. 또한 보관기간 동안 품질상의 특정문제가 발생하지 않았는지도 충분히 검사한 후에 출고해야 한다.

 

 

 

 

참고서적
'핸드백제작기술의 이론과 실제' 중